Zarządzanie

Zarządzanie to jedna z najbardziej wielowymiarowych dziedzin współczesnego świata biznesu. Każdy, kto obejmuje rolę menedżera — niezależnie od skali organizacji czy branży — staje przed zadaniem łączenia kompetencji społecznych, analitycznych, organizacyjnych i technicznych. Dlatego jednym z fundamentów efektywnego przywództwa jest zrozumienie, jakie umiejętności i zasoby należy rozwijać, by działać sprawnie, odpowiedzialnie i skutecznie.

Współczesny manager

nie jest już alfą i omegą, osobą od wydawania poleceń. Dziś oczekuje się od managerów że będą łączyli i wdrażali w życie wiedzę i umiejętności z różnych obszarów. Skuteczny manager powinien umiejętnie

Już z tego mocno pobieżnego przeglądu zadań widać że aby spełnić wszystkie wymagania trzeba łączyć mocno różne umiejętności. Przenikają się tu kompetencje twarde i miękkie, które trudno jakoś jednoznacznie oddzielić.

I nawet jeśli nie masz ich wszystkich to warto sobie uświadomić ich wagę. Zdobyć je, a jeśli to niemożliwe to być świadomym swoich ograniczeń.

Kompetencje miękkie.

Chyba nigdy nie była tak istotne jak obecnie. Z jednej strony szczypie nas po kostkach Industry 4.0 z wszechobecną automatyzacją. A z drugiej ludzie, przynajmniej większość, chcą nadal być członkiem zespołu "ludzkiego", gdzie szefem jest człowiek a nie maszyna.

Komunikacja,

jeden z fundamentów skutecznego zarządzania. Sprawna komunikacja zapewnia spójność celów, strategii i działań doraźnych. Buduje zaufanie i minimalizuje konflikty. Zapewnia przepływ informacji nie tylko między managerem i jego zespołem ale też z interesariuszami, zarządem, władzami lokalnymi, klientami czy partnerami. Słaba komunikacja jest przyczyną wielu problemów organizacyjnych- niezrozumienia celów, niska efektywność, braku poczucia bezpieczeństwa i wielu innych. W dalszej perspektywie wysokiej rotacji, braku identyfikacji z firmą.

Dobra komunikacja, czyli jaka?

• dostępna dla każdego dla kogo jej treść jest przeznaczona
• rzetelna
• klarowna
• aktualna treść
• stylistycznie dostosowana do odbiorcy

Inteligencja emocjonalna.

To między innymi dlatego chcemy mieć "ludzkich" szefów. Potrzebujemy uznania naszych emocji. Jako szef musisz uznać emocje swojego zespołu jako całości, poszczególnych członków zespołu i swoje.

Główne elementy inteligencji emocjonalnej to:

• samoświadomość
• samoregulacja
• motywacja
• empatia
• zdolność budowania i podtrzymywania relacji społecznych

Posiadając odpowiednie kompetencje w tym zakresie będziesz potrafił: łagodzić konflikty, rozwiązywać spory, udzielać informacji zwrotnej, motywować podwładnych, wpływać na decyzje swoich przełożonych. Dostrzeżesz również oznaki wypalenia zawodowego.

Umiejętność motywowania i budowania zaangażowania.

Motywowanie bywa, odruchowo, kojarzone z gratyfikacją finansowa, podczas gdy motywowanie rozciąga się daleko dalej niż dodatkowa premia i podwyżka.

Odpowiednio dobrane motywatory są bardzo skuteczne w budowaniu zwartego zespołu, którego skład osobowy nie podlega nadmiernej rotacji. Budując motywację dobrze jest pamiętać o kilku kluczowych aspektach:

• znajomość motywatorów członków zespołu
• stosowanie pochwał
• motywowanie do sprawnego działania w przyszłości
• rzeczowa informacja zwrotna
• delegowanie uprawnień, odpowiedzialności, zadań
• zapewnienie możliwości rozwoju
• stworzenie i kultywowanie kultury pracy

Przywództwo

To że zostałeś mianowany przełożonym nie oznacza że automatycznie stałeś się liderem / przywódcą, szczególnie jeśli jesteś osobą z zewnątrz. Tę cechę możesz rozwijać poprzez postawę, prezentowanie wartości, zasad, konsekwencji w działaniu. Umiejętność podejmowania trudnych decyzji, branie odpowiedzialności, angażowanie zespołu wokół wspólnych celów.

Negocjacje i mediacje.

W zarządzaniu to chleb powszedni. Albo negocjujesz nowy budżet, albo renegocjujesz ten który negocjowałeś 8 miesięcy temu ;). Mediujesz z potencjalnymi kandydatami do liderowania w nowym projekcie, albo starasz się doprowadzić do zakopania topora wojennego który zawisł w powietrzu po tym jak wybuchła ostatnia afera i nie ma chętnych do wzięcia odpowiedzialności .

Aby dać sobie szanse na odegranie roli skutecznego negocjatora czy mediatora uwzględnij:

• interesy stron, i nie zapomnij o interesie firmy
• argumenty - przygotuj swoje i bądź gotowy na to że nie tylko ty będziesz argumentował
• emocje - pojawią się i dobrze abyś wiedział co z nimi zrobić
• kompromis- zgniły czy nie, niejednokrotnie ratował sytuację. Przygotuj coś, tak na wszelki wypadek
• oddziel problem od człowieka
• bądź asertywny

Czas i priorytety.

W dynamicznym środowisku zazwyczaj więcej jest do zrobienia niż czasu który można na to poświęcić. Dlatego nie próbuj wykonywać samodzielnie wszystkich zadań. To co powinieneś zrobić to uświadomić sobie co, na kiedy powinno być zrobione i kto byłby najlepszy do wykonania tego zadania.

Aby skutecznie zapanować nad wykonaniem wszystkich zadań uwzględnij:

• przygotowanie planu - ambitny i realistyczny
• wyznacz odpowiednie zasoby organizacyjne
• wskaz jednoznacznie osobę odpowiedzialną za wykonanie zadania
• ustal priorytety
• zadbaj o to abyś był informowany o postępach, braku postępów, potrzebnych działaniach wspierających
• w przypadku trudnych i ryzykownych zadań przygotuj plan B
• po zakończeniu podsumuj i celebruj.

Kreatywność i myślenie strategiczne.

Im wyższy poziom managerski tym więcej myślenia strategicznego a mniej taktycznego ale nawet na podstawowym poziomie zarządzania warto myśleć o strategii.

W tym zakresie można by powiedzieć o:

• analizie przyszłych terndów
• zrozumieniu ryzyka i odpowiednim przeciwdziałaniu
• tworzenie scenariuszy działań
• dostrzeganie szans i zagrożeń
• innowacyjne działania - reaktywne i proaktywne

Kompetencje twarde.

Choć kompetencje miękkie są kluczowe dla skutecznego zarzadzania, to mimo wszystko trudno wyobrazić sobie sprawnego managera bez pakietu umiejętności twardych, technicznych.

Analityka.

O ile manager nie musi być analitykiem z krwi i kości to jednak powinien umieć korzystać z przygotowanych analiz. Musi umieć interpretować podstawowe dane analityczne.

Kluczowe kompetencje w tym zakresie.

• tworzenie i czytanie raportów
• rozumienie danych o charakterze finansowym, księgowym
• znajomość podstaw statystyki
• umiejętność tworzenia kaskadowych wskaźników
• analiza wskaźników
• znajomość podstawowych narządzi informatycznych

Zarządzanie budżetem.

Trudno sobie wyobrazić skutecznego managera, podejmującego odpowiednie decyzja bez, choćby podstawowej, znajomości finansów.

Niezbędne elementy.

• analiza kosztów i przychodów
• prognozowanie
• kontrola wykonania
• optymalizacja kosztów
• gotowość reagowania w przypadku odchyleń
• rozumienie podstaw księgowości

Zarządzanie procesami.

Manager powinien być w stanie analizować, mapować i usprawniać procesy. I budować adekwatnie do potrzeb struktury firmy.

W tym przypadku istotne są:

• umiejętność dogłębnego prześledzenia procesów zachodzących w firmie
• zdolność definiowania "wąskich gardeł"
• umiejętność optymalizowania procesów
• tworzenie odpowiednich procedur
• znajomość narzędzi dedykowanych do obsługi procesów

Znajomość uregulowań prawnych.

Mamy całkiem sporo uregulowań które jako osoby zarządzające musimy przestrzegać. Masz oczywiście do dyspozycji fachowców służących radą ale i tak dobrze jest znać podstawy prawne.

Istotne zakresy prawne:

• prawa pracy
• prawa regulującecgo korzystanie ze środowiska
• prawa budowlanego
• RODO
• prawa dot własności intelektualnych

Zarządzanie ryzykiem i zmianą

Zmiana jest nieodzownym elementem życia firmy. Jest nieunikniona i często nielubiana. Budzi obawy i opór. Dlatego tak ważne jest to jak wprowadza się zmiany.

W tym zakresie mamy:

• ocenę ryzyka
• oszacowanie zakresu wpływu "złego scenariusza"
• ustalenie zakresu koniecznej zmiany
• komunikacja konieczności zmiany
• ustalenie zespołu wdrożeniowego
• wsparcie dla zespołu- ( lęki, obawy, itp )
• wdrożenie planu prowadzącego do nowej sytuacji

Co jest potrzebne aby kompetencje zadziałały.

Nawet jeśli już masz kompetencje które są konieczne do sprawnego zarządzania to mogą one nie zadziałać jeśli nie będą wsparte odpowiednimi zasobami.

Potrzebne nam zasoby możemy podzielić na:

Osobiste

• odporność psychiczna
• umiejętność adaptacji i zdobywania nowych umiejętności
• świadomość swoich słabych i mocnych stron
• etyka i odpowiedzialność
• dobra organizacja pracy

Zespołowe

• odpowiednio dobrany zespół
• jasne role i zakresy odpowiedzialności
• dopracowane procedury i standardy
• skuteczna komunikacja

Organizacyjne

• kultura organizacyjna
• budżet szkoleniowy, inwestycyjny,
• polityka kadrowa i szkoleniowa
• strategia firmy
• systemy wspomagające zarządzanie
• dostęp do informacji

Podsumowanie.

Zarządzanie to wielowymiarowe zadanie do którego dobrze jest być odpowiednio przygotowanym, choć to nie takie proste. Ale nawet ci którzy są gotowi do tego zadania i tak muszą być gotowi do pracy nad sobą. W tym celu możesz skorzystać z :

• bogatej oferty szkoleń, kursów, sympozjów, klubów branżowych
• mentoringu który pozwala czerpać z wiedzy bardziej doświadczonego fachowca lub
• coachingu który umożliwia rozwinięcie samoświadomości i zbudowanie pewności siebie. Natomiast w przypadku doświadczonych managerów wysokiego szczebla daje możliwość "zerknięcia w lustro"

Przeczytaj również: https://maciejtruszczynski.pl/coaching-biznesowy-co-daje/